Enkele jaren geleden in 2013 nam defensie een rigoureus besluit om onderhoud van brand- en vluchtveiligheid van meer dan 2500 gebouwen in Nederland aan te besteden. Vele merken installaties zoals Siemens, Bosch, Ascom, Chubb, Tyco en Hertek en bijna alle denkbare disciplines zoals sprinkler, blusgassystemen, ontruiming, detectie, RWA, noodverlichting, etc. Dat was een gedurfde onderneming en door critici aangemerkt als onmogelijk. Er kwamen geen andere inschrijvers dan FSF. De gunning was een feit.
Uitdaging
Met de contractmanager van Defensie en de 5 regio projectleiders werden er implementatieplannen gemaakt. Er moesten afspraken gemaakt worden met vele subcontractors. De administratie zoals logboeken en keuringsplannen waren niet op orde. Lang niet alle installaties waren gecertificeerd. Het werken op defensie locaties vergt discipline en veel administratief regelwerk zoals toegangspassen en aanmeldingen. Een mega klus die in enkele weken moest worden opgetuigd.
De meeste subcontractors kenden hun installaties wel maar moesten nu onder een geheel andere regie gaan werken.
Aanpak
FSF werd als separate onderneming opgestart omdat dit zo groot was dat dit niet binnen de bestaande SK bedrijven kon worden ondergebracht. Toegewijd management , planning, administratie, beheer, projectleiding was nodig om dit megaproject uit te voeren. Samen met de projectleiders van Defensie werd er hand gewerkt om alles in goede banen te leiden. Het was ook voor hun een grote verandering van werken. Gaandeweg werd duidelijk wat de omvang was. Het ging niet alleen om preventief en correctief onderhoud maar ook alle manco’s, certificeringen, modificaties moesten gemanaged worden. En dat met 10-tallen subcontractors.
Resultaat
In 2018 waren de eerste 5 contractjaren om. Defensie vastgoed was inmiddels ondergebracht bij Rijksvastgoedbedrijf. Rijksvastgoedbedrijf heeft een nieuwe tender uitgeschreven. Nagenoeg dezelfde inhoudt maar veel meer gericht op processen binnen Rijksgebouwendienst. Defensie was nu een klant van Rijksvastgoedbedrijf. In dat spanningsveld destijds werd ook nu de gunning weer aan FSF verstrekt. Het gevolg was dat we vooral moesten wennen aan de proces gestuurde organisatie. Inmiddels heeft FSF de organisatie drastisch aangepast om te voldoen aan de wensen van Rijksvastgoedbedrijf en de regionale projectleiders. Naast preventief onderhoud coördineert FSF het correctief onderhoud. De adviseurs worden ingezet voor modificaties en herstellen van manco’s voortkomend uit inspecties en preventief onderhoud.